Alacak Defteri
Müşteri borç takibi: borcu unutan sen olma
Müşteri borcunu takip etmenin zor yanı borcu yazmak değil, **eriyen kısmını** takip etmek: parça parça gelen ödemeler, verilen sözler, gecikmiş olanlar. Kâğıt defter borcu tutar ama toplamını vermez; “bu ay dışarıda ne kadar param var?” sorusu otuz sayfa toplamayı gerektiriyorsa o soru sorulmaz olur.
14 gün ücretsiz · kredi kartı istemiyoruz · atölye başına tek hesap
Borç yazmak üç saniye sürmeli
Günde birkaç kez açılan bir defterin tek ölçüsü vardır: bir borcu yazmak ne kadar sürüyor. Alacak Defteri'nde hızlı giriş iki alan sorar — tutar ve isteğe bağlı olarak ne alındığı — vadeyi de tek dokunuşla seçersiniz (bugün, 1 hafta, 15 gün, 1 ay).
KDV ayrımı, farklı iş tarihi ya da taslak gerektiğinde tam form yanı başında durur. Ama günlük iş, iki alanla biter.
Kısmi ödeme: asıl mesele bu
“500 verdi, gerisi haftaya” durumu borç takibinin gerçek konusudur. Her ödemeyi ayrı kaydedersiniz; kalan bakiye otomatik hesaplanır ve borç tamamen kapandığında kayıt kendiliğinden “ödendi” olur. Elle işaretlenen bir “ödendi” kutusu bir gün ödemelerle çelişir ve o gün hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez.
Tutar tam sayı kuruş olarak tutulur — ondalık sayı değil — bu yüzden yuvarlama hatası birikmez.
Kim gecikmiş, bugün kim aranacak?
Panelde iki liste var ve birbirine karışmaz: yaklaşan vadeler (önümüzdeki günlerde ödenmesi gerekenler) ve bugün aranacaklar (vadesi geçmiş olanlar). Vade dağılımı ise paranın ne kadar süredir beklediğini gösterir: 1-30, 31-60, 61-90, 90+ gün.
Uzun süredir beklemiş bir alacak, yeni gecikmiş bir alacaktan farklı bir konuşma gerektirir; liste bunu ayırır.
Hatırlatmayı program yazar, sen gönderirsin
Müşterinin adı, işi ve kalan bakiyesi ile hazırlanmış mesaj WhatsApp'ta açılır; okur, gerekirse değiştirir ve gönderirsiniz. Otomatik gönderim yoktur: yıllardır çalıştığınız bir müşteriye giden mesajın tonuna bir programın karar vermesi, kazandırdığından fazlasını kaybettirir.
Bir müşterinin birden çok açık işi varsa hepsini tek mesajda toplayabilirsiniz; sekiz iş için sekiz mesaj göndermek zorunda değilsiniz.
Sık sorulanlar
Müşteri borçlarını telefondan da takip edebilir miyim?
Evet. Alacak Defteri tarayıcı üzerinden çalışır; telefondan, tabletten ve bilgisayardan aynı verilere ulaşırsınız. Uygulama kurmanız gerekmez.
Aynı müşterinin birden çok borcu olursa ne oluyor?
Her iş ayrı bir kayıt olarak durur ama müşteri kartında toplam bakiyesini görürsünüz. Müşteri toplu ödeme yaptığında para en eski vadeli işten başlayarak dağıtılır; hangi işe ne kadar düştüğünü kaydetmeden önce görürsünüz.
Borcunu ödemeyen müşteriyi ne yapıyorum?
Tahsil edilemeyeceğine karar verdiğiniz bir işi “tahsil edilemedi” olarak işaretlersiniz: kayıt defterde kalır ama açık bakiyeden ve hatırlatma listesinden çıkar. Müşteri sonradan öderse tek tıkla geri alınır. Silmek, o yılın gerçek cirosunu ve zararını da götürür.
Verilerimi dışarı aktarabilir miyim?
Her zaman. Müşteriler, alacaklar, ödemeler ve işlem geçmişi Excel'in açabileceği CSV olarak inar. Hesabınızı silerseniz de veriler kalıcı olarak silinir; bir kopyası bizde kalmaz.