Nakış atölyesinde veresiye nasıl takip edilir?
Nakış işi neredeyse hep parçalı ödeniyor: sipariş alınırken bir kapora, iş biterken kalanın bir kısmı, gerisi "gelecek hafta". Bu üç parça kâğıt defterde üç ayrı yere yazılınca, iki ay sonra kimin ne kadar borcu kaldığı kimsenin aklında olmuyor. Aşağıdaki düzen, atölyede gerçekten çalışan hâli.
Bir alacak ne zaman açılır?
Alacak, iş teslim edildiğinde değil, iş kabul edildiğinde açılır. Sipariş alındığı anda müşteri, işin ne olduğu, konuşulan tutar ve tahmini teslim tarihi yazılır. Teslimi beklemek, en yoğun dönemde en çok işin kayda hiç girmemesi demek.
Henüz kesinleşmemiş işler için taslak kullanılır: teklif verilmiş ama onay gelmemiş bir iş açık bakiyeye sayılmamalı, yoksa ay sonunda görünen alacak toplamı gerçek olmayan bir rakam olur. Onay gelince taslak yayınlanır ve gerçek alacağa döner.
Kapora nasıl yazılır?
Kapora, tutarı düşürerek değil, ödeme olarak yazılır. Yani 8.000 ₺'lik işe 2.000 ₺ kapora alındıysa alacak 8.000 ₺ olarak açılır ve üzerine 2.000 ₺'lik bir ödeme işlenir. Kalan 6.000 ₺ kendiliğinden hesaplanır.
Farkı şurada görülüyor: tutarı 6.000 ₺ yazarsan, iki ay sonra o işin gerçekte kaça yapıldığını bilemezsin. Kaporayı ödeme olarak yazarsan hem işin fiyatı hem tahsilat geçmişi duruyor — müşteri "ben sana ne kadar vermiştim?" diye sorduğunda cevabın var.
Vade tarihi ne olmalı?
Vade, teslim tarihi değil, paranın konuşulduğu tarih. "Teslimde ödenecek" diyorsa teslim tarihi; "ay sonunda" diyorsa ayın son günü. Vadeyi doğru yazmak, gecikme listesinin işe yaramasının tek şartı: teslim tarihini vade sanan bir defter, henüz vadesi gelmemiş işleri gecikmiş gösterir ve bir süre sonra o listeye kimse bakmaz.
Kurumsal müşterilerde (otel tekstili, mağaza zinciri) ödeme genelde muhasebe döngüsüne bağlı olur — 30 veya 60 gün. Bunu sipariş anında sormak, iki ay sonra "neden ödemediniz?" konuşmasını hiç yaşamamayı sağlar.
Hangi kayıtlar tutulmalı?
Bir nakış atölyesinde defterin taşıması gereken asgari bilgi şu:
- Müşteri adı ve telefonu — hatırlatma buradan gidiyor, sonradan aramak zaman kaybı
- İşin ne olduğu: "gelinlik göğüs nakışı", "havlu logo" — iki ay sonra "nakış" hiçbir şey anlatmıyor
- KDV hariç tutar ve KDV oranı; KDV'li toplamı defter hesaplasın
- Vade tarihi
- Her ödeme ayrı ayrı: tutar, tarih, nakit mi havale mi
Tahsil edilemeyen iş ne olur?
Her atölyede birkaç iş tahsil edilemez. Bunları silmek en kolay yol ama en yanlışı: silinen iş, o yılın gerçek cirosunu ve gerçek zararını da beraberinde götürür. Doğrusu "tahsil edilemedi" olarak işaretlemek — kayıt duruyor, açık bakiyeden ve hatırlatma kuyruğundan çıkıyor, raporda ayrı bir satır olarak görünüyor.
Müşteri bir yıl sonra ödemeye gelirse tek tıkla geri alınır. Silinmiş bir kaydın böyle bir yolu yok.