"500 verdi, gerisi haftaya" — kısmi ödemeyi doğru kaydetmek
Veresiye defterinin asıl zor kısmı borcun kendisi değil, parçalı ödenmesi. "2.500 yazmıştım, 500 verdi" durumu bir kez üstü çizilerek 2.000 yazıldığında, o işin gerçekte kaça yapıldığı ve ne zaman ne kadar tahsil edildiği kaybolur.
Tutarı asla değiştirme, ödeme ekle
Kural tek cümle: alacağın tutarı işin fiyatıdır ve değişmez; tahsilat ayrı satırdır. 2.500 ₺'lik işe 500 ₺ ödendiğinde alacak 2.500 ₺ kalır, üzerine 500 ₺'lik bir ödeme yazılır ve kalan 2.000 ₺ hesaplanır.
Bunun üç faydası var: işin gerçek fiyatı duruyor, tahsilat tarihleri duruyor (ay sonunda "bu ay ne tahsil ettim?" sorusunun cevabı bu), ve kalan bakiye elle hesaplanmadığı için yanlış olamıyor.
Ödeme tarihi, kaydın tarihi değildir
Parayı Cuma aldın, Pazartesi kaydettin. Yazılması gereken tarih Cuma. Ödemenin kaydedildiği gün değil, paranın el değiştirdiği gün — aylık tahsilat raporu bunun üzerine kuruluyor ve iki gün, ayın son günündeyse bütün ayı kaydırıyor.
Aynı sebeple ileri tarihli ödeme yazılmaz. "Söz verdi" ödeme değildir; henüz alınmamış parayı deftere yazmak, açık bakiyeyi olduğundan küçük gösterir ve o işi hatırlatma listesinden düşürür.
Nakit mi havale mi — neden yazılmalı?
Ödeme yöntemi iki soruya cevap veriyor: ay sonunda kasada ne kadar nakit olması gerektiği, ve bir anlaşmazlıkta ödemenin izinin sürülebilmesi. Havale ise banka kaydı var; nakitse yalnızca senin defterinde.
Yöntem dağılımını görmek ayrıca fiyatlama kararlarına da giriyor: tahsilatın büyük kısmı havaleyse vade uzatmak daha az riskli, ağırlıklı nakitse tam tersi.
Kalandan fazla ödeme girildiğinde
Kalan 2.000 ₺ iken 20.000 ₺ girilmesi neredeyse her zaman bir yazım hatası — çoğunlukla "2.000" yerine "20.00" ya da fazladan bir sıfır. Bunu sessizce kabul eden bir defter, hiçbir zaman uyuşturulamayacak bir bakiye üretir.
Doğrusu, kalanı aşan tutarda uyarmak ve tek tıkla kalana eşitleme sunmak. Müşteri gerçekten fazla ödediyse (bir sonraki iş için avans), o zaman alacağın tutarı düzeltilmeli ya da avans ayrı bir kayıt olmalı — fazla ödeme olarak yazılmamalı.
Borç ne zaman kapanır?
Ödemelerin toplamı KDV dâhil tutara ulaştığında. Bunun ayrıca işaretlenmesi gerekmiyor ve gerekmemeli: "ödendi" bir durum değil, ödemelerden çıkan bir sonuç. Elle işaretlenen bir "ödendi" kutucuğu, bir gün ödemelerle çelişir — ve o gün hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez.