Alacak takibi ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
"Alacak takip programı" ile "ön muhasebe programı" çoğu zaman aynı şeymiş gibi anlatılıyor, oysa ihtiyaçları farklı. Küçük bir atölyenin günlük derdi fatura kesmek değil; kimin ne kadar borcu olduğunu bilmek.
İkisi ne işe yarıyor?
Alacak takibi senin için: kim borçlu, ne kadar, ne zamandır. Kimseye gönderilmiyor, resmî bir karşılığı yok, tamamen senin defterin. Amacı parayı unutmamak.
e-Fatura / e-Arşiv devlet için: satışın belgelenmesi. Biçimi, süresi ve saklanması mevzuatla belirli, GİB sistemine gidiyor. Amacı beyan.
Neden aynı programda olmak zorunda değiller?
Çünkü kullanım sıklıkları çok farklı. Alacak defterine günde birkaç kez bakılır; fatura ayda bir kez, çoğu zaman mali müşavirle birlikte kesilir. Günlük kullanılan bir aracı, ayda bir kullanılan bir yükümlülüğün etrafında tasarlamak, günlük işi ağırlaştırır.
Pratikte küçük atölyelerin çoğu zaten faturayı mali müşavirinin sistemi üzerinden kesiyor. O akışı değiştirmeye çalışmak yerine, yanında duran ve sadece alacağı takip eden bir defter daha az sürtünme yaratıyor.
İkisi birlikte nasıl çalışır?
Alacak defterindeki kayıt, faturanın yerine geçmez — ondan önce gelir. İş kabul edildiğinde deftere yazılır, takip edilir, tahsil edilir. Fatura ise mevzuatın gerektirdiği anda, mali müşavirinin sisteminde kesilir.
Defterdeki iş numarası ("ALC-2001" gibi) ile faturayı eşleştirmek isteyenler, iş açıklamasına fatura numarasını da yazabilir. Ama bu bir zorunluluk değil; çoğu atölye için gereksiz bir çift kayıt.
KDV'nin defterdeki yeri
Alacak takibinde KDV'nin tek işlevi, müşterinin gerçekte ne kadar ödeyeceğini doğru göstermek. Net tutar ve oran girildiğinde KDV'li toplam hesaplanır, kalan bakiye o toplam üzerinden yürür.
Bu, KDV beyannamesinin yerine geçmez ve geçmeye çalışmamalı. Beyan mali müşavirin işi; defterin işi, müşteriye söylenen rakamla takip edilen rakamın aynı olması.