Atölyeler için alacak takip programı nasıl seçilir?
Alacak takip programı ararken karşına çıkan çoğu ürün aslında bir ön muhasebe paketi: stok, fatura, banka entegrasyonu, personel. Bunların hiçbiri kötü değil, ama beş kişilik bir atölyenin günlük derdi değil — ve kullanılmayan her modül, kullanılan kısmı yavaşlatıyor.
Önce şunu sor: günde kaç kez açacaksın?
Alacak defteri günde birkaç kez açılan bir araç. Bu yüzden en önemli özellik, listeden bir işi bulup ödeme işlemenin kaç saniye sürdüğü. Beş tıkla ulaşılan bir ödeme ekranı, bir hafta sonra kullanılmaz olur ve defter yine kâğıda döner.
Deneme yaparken tek bir şeyi ölç: bir müşteri ekle, bir iş yaz, kısmi bir ödeme işle. Bu üçü akıcı değilse gerisinin önemi yok.
Bakılması gerekenler
Atölye ölçeğinde gerçekten fark yaratan özellikler kısa bir liste:
- Kısmi ödeme: her ödemenin ayrı kaydedilebilmesi ve kalanın hesaplanması
- Vade dağılımı: hangi paranın kaç gündür beklediğini tek ekranda görmek
- Hatırlatma: müşterinin adı ve bakiyesiyle hazır mesaj — otomatik gönderim değil
- Türkçe sayı ve tarih biçimi: "2.500" iki bin beş yüz demek, iki buçuk değil
- Dışa aktarma: verinin muhasebeciye gidebilmesi ve senden çıkabilmesi
- Telefondan kullanılabilmesi — atölyede masa başında durulmuyor
Bakılmaması gerekenler
Kullanıcı sayısı, yetki seviyeleri, şube raporlaması, stok modülü — tek kişinin kullandığı bir defterde bunların hiçbiri işe yaramıyor, ama hepsi arayüzü kalabalıklaştırıyor ve fiyatı yükseltiyor.
"Yapay zekâ destekli tahsilat tahmini" gibi vaatler de aynı kategoride. Otuz açık işi olan bir atölyede tahmine ihtiyaç yok; listeye bakmak yeterli.
Verin nerede duruyor?
Müşteri isimleri, telefonları ve borç bilgileri — bunlar kişisel veri. Programın bu bilgiyi nerede tuttuğunu ve dışarıya gönderip göndermediğini sormak, sonradan sorulduğunda geç kalınmış bir soru.
Bulut tabanlı bir programda veri senin bilgisayarında değil, sağlayıcının sunucusunda durur — bu kötü bir şey değil, ama üç sorusu vardır: veri hangi ülkede tutuluyor, başka müşterilerin verisinden nasıl ayrılıyor, ve istediğin an dışarı aktarabiliyor musun. Üçüne de net cevap veremeyen bir programa müşteri listeni yazma.
Alacak Defteri'nde cevaplar şöyle: veriler Avrupa'daki (Amsterdam) sunucularda, her atölyenin satırları veritabanı düzeyinde yalıtılmış olarak duruyor; uygulamayı çalıştırmak için kullanılan barındırma ve e-posta hizmetleri dışında kimseye aktarılmıyor; bütün defteri istediğin an Excel'e aktarabiliyorsun. WhatsApp mesajı da senin kendi telefonundan gidiyor, arada bir aracı yok.
Hangi işler için uygun?
Mantık, müşterisine iş yapıp parasını sonra alan her atölye için aynı: terzi, nakışçı, mobilyacı, matbaa, oto tamir, tesisatçı, cam balkon, klima servisi. Uygulama "iş" diyor, o iş ne olursa olsun.
Uygun olmadığı yer: peşin satış yapan perakende. Orada takip edilecek bir alacak yok, ihtiyaç duyulan şey bir kasa ve stok sistemi.