Cari ekstre nedir, nasıl hazırlanır?
Cari ekstre, bir müşteriyle aranızdaki borç-alacak hareketinin tarih sırasıyla dökümüdür. Tek bir rakam değil bir **liste**: hangi gün ne borçlandı, hangi gün ne ödedi ve her satırdan sonra bakiye ne oldu. Mutabakat dediğimiz konuşma bu liste üzerinden yapılır.
Ekstrede ne olmalı?
Bir ekstrenin işe yaraması için dört şeyi birden taşıması gerekir; biri eksikse karşı taraf onu kendi kayıtlarıyla eşleştiremez:
- **Tarih** — her hareketin günü
- **Açıklama** — hangi iş, hangi belge ya da hangi tahsilat
- **Borç ve alacak sütunları** — hangi yöne çalıştığı
- **Yürüyen bakiye** — o satırdan sonraki kalan
Devreden bakiye neden gerekir?
Ekstre çoğu zaman bir dönem için hazırlanır: "1 Ocak – 31 Mart". O dönemden önce kalan bakiye, listenin başında devreden olarak durmak zorundadır.
Devreden yazılmazsa dönem içi hareketlerin toplamı ile kapanış bakiyesi birbirini tutmaz ve ekstreye bakan kişi haklı olarak "bu rakam nereden çıktı?" diye sorar. Basit kural: devreden + dönem borcu − dönem tahsilatı = kapanış.
Mutabakat nasıl yapılır?
Mutabakat, iki tarafın aynı dönem için hazırladığı ekstrelerin karşılaştırılmasıdır. Fark çıkarsa neredeyse her zaman üç sebepten biridir: bir tahsilat bir tarafta yazılmamıştır, bir iş iki kez yazılmıştır, ya da tarihler farklı dönemlere düşmüştür (ayın son günü ödenip ertesi ay kaydedilen para).
Bu yüzden ödeme satırında paranın el değiştirdiği gün yazılmalıdır, kaydın girildiği gün değil. İki gün, ayın sonundaysa bütün ayı kaydırır.
Ekstreyi müşteriye göndermek
Ekstre müşterinin eline geçen bir belgedir: üstünde işletmenizin adı, müşterinin adı ve dönem yazmalı. Yazdırılabilir ya da PDF olarak kaydedilip WhatsApp'tan gönderilebilir olması, mutabakatı bir telefon görüşmesinden kısa hâle getirir.
Alacak Defteri'nde her müşterinin ekstresi hazır durur: dönem seçilir, ekranda okunur, yazdırılır ya da Excel'e aktarılır. Kapanış bakiyesi, müşteri kartındaki açık bakiyenin aynısıdır.