Veresiye defteri nasıl tutulur?

Bir kayıtta bulunması gereken beş şey

Defterin taşıması gereken asgari bilgi kısadır. Fazlası hiçbir zaman doldurulmaz, eksiği iki ay sonra işe yaramaz:

• **Müşteri** — adı ve telefonu; hatırlatma oradan gidiyor
• **Ne alındığı ya da ne yapıldığı** — iki ay sonra "veresiye" hiçbir şey anlatmıyor
• **Tutar** — müşterinin ödeyeceği rakam
• **Tarih** — borcun doğduğu gün
• **Vade** — paranın konuşulduğu gün

Vade yazılmayan defter, defter değildir

Vade alanı boş bırakılan bir kayıt, sonsuza kadar "yakında ödenecek" olarak kalır. Gecikme diye bir şey olmadığı için hatırlatma listesi de olmaz, ve bir süre sonra defterdeki bütün kayıtlar aynı görünür.

Müşteri net bir gün söylemiyorsa bile bir gün yazın: "ay sonu" ayın son günüdür, "haftaya" yedi gün sonrasıdır. Yanlış bir vade, vadesizlikten iyidir — çünkü düzeltilebilir.

Kısmi ödeme: tutarı değiştirmeyin

Defterin en çok hata yapılan yeri burasıdır. 2.500 ₺'lik borca 500 ₺ ödendiğinde üstünü çizip 2.000 yazmak, o işin gerçekte kaça yapıldığını ve ne zaman ne kadar tahsil edildiğini birlikte siler.

Doğrusu: tutar işin fiyatıdır ve değişmez; tahsilat ayrı satırdır. Kalan, ikisinin farkıdır ve elle hesaplanmadığı için yanlış olamaz.

Hesap ne zaman konuşulur?

Borç yaşlandıkça istemek zorlaşır ve bu, tahsil edilememenin en yaygın sebebidir — müşterinin ödememesi değil, esnafın istememesi. Erken ve nötr bir hatırlatma bu döngüyü baştan kırar.

Pratikte işe yarayan düzen: vadeden birkaç gün önce bilgilendirme, vade günü kısa bir hatırlatma, gecikmede sebep sormayan bir soru. Üçü de aynı cümleyle olmaz; ton borcun yaşına göre değişir.

Defter ne zaman kâğıttan çıkmalı?

Üç işaret var: açık kayıt sayısı otuzu geçtiyse, aynı müşterinin birden çok açık borcu varsa, ya da "bu ay dışarıda ne kadar param var?" sorusunu artık cevaplayamıyorsanız.

Dijitale geçerken yalnızca açık bakiyeler taşınır. Kapanmış işleri geriye dönük girmek günler alır ve hiçbir işe yaramaz; kapanmış borcun takip edilecek bir yanı yoktur.