Alacak Defteri
Oto tamir ve servis için alacak takibi
Oto tamirde alacak çoğu zaman aracın anahtarıyla birlikte çıkar: iş biter, araç teslim edilir, ödemenin bir kısmı ya da tamamı sonraya kalır. Filo ve kurumsal müşterilerde bu bir istisna değil, çalışma biçimidir — ve takip edilmediğinde en çok unutulan da onlardır.
14 gün ücretsiz · kredi kartı istemiyoruz · atölye başına tek hesap
Parça ve işçilik: tek kalem mi, iki mi?
Müşteriye söylenen rakam çoğu zaman tektir (“toplam 8.400”), ama içeride parça ve işçilik ayrı kalemlerdir. Pratikte tek kayıt açmak daha iyi çalışır: müşterinin duyduğu rakamla defterdeki rakam aynı olur ve mutabakat kısalır.
Parça bedeli peşin, işçilik sonra alınacaksa iki ayrı kayıt daha doğru: farklı vadeleri olan iki borcu tek satırda takip etmek, kısmi ödemenin hangisine sayıldığını belirsiz bırakır.
Kapora ve avans doğru yazılır
Parça siparişi için alınan avans, tutarı düşürerek değil ödeme olarak yazılır. 8.400 ₺'lik işe 3.000 ₺ avans alındıysa kayıt 8.400 ₺ olarak açılır ve üzerine 3.000 ₺ ödeme işlenir; kalan 5.400 ₺ kendiliğinden hesaplanır.
Farkı şurada görülür: tutarı 5.400 yazarsanız iki ay sonra o işin gerçekte kaça yapıldığını bilemezsiniz — ne fiyat geçmişiniz kalır, ne de tahsilat geçmişiniz.
Kurumsal ve filo müşterisi
Filo müşterisinde ödeme muhasebe döngüsüne bağlıdır: 30 gün, bazen 60. Vadeyi iş kabul edilirken yazmak, iki ay sonraki “neden ödenmedi?” konuşmasını hiç yaşamamayı sağlar.
Bir müşterinin birden çok aracı ve birden çok açık işi olduğunda hepsi tek sayfada toplanır: toplam bakiye, en eski gecikme ve tek mesajda hatırlatma.
Tahsil edilemeyen iş
Her serviste birkaç iş tahsil edilemez. Kaydı silmek en kolay yol ama en yanlışı: silinen iş, o yılın gerçek cirosunu ve gerçek zararını da götürür. Doğrusu “tahsil edilemedi” olarak işaretlemektir — kayıt defterde kalır, açık bakiyeden ve hatırlatma listesinden çıkar, raporda ayrı görünür.
Sık sorulanlar
Servis fişi ya da fatura kesebiliyor muyum?
Hayır. Alacak Defteri resmi belge düzenlemez; e-Fatura ve e-Arşiv işlemleri mali müşavirinizin sisteminde kalır. Burada yalnızca kimin ne kadar borcu olduğunu ve ne zaman ödeneceğini takip edersiniz.
Araç plakasını nereye yazıyorum?
İş açıklamasına: “34 ABC 123 — debriyaj seti + işçilik” gibi. Arama kutusu iş açıklamasında da arar, yani plakayla kaydı bulabilirsiniz.
Sigorta/kasko ödemesini bekleyen işler için ne yapmalıyım?
Vadeyi ödemenin beklendiği güne yazın; o güne kadar iş gecikmiş görünmez. Ödeme gecikirse hatırlatma listesinde kendiliğinden belirir.